Comment améliorer sa gestion de l’intérim ?
Flexibilité, réactivité, optimisation des coûts…Ces enjeux résonnent dans l’entreprise et, face à la complexité de l’intérim, ils prennent tout leur sens. Un remplacement en urgence, le contrôle de la facturation des agences d’intérim, la maîtrise de la réglementation sont quelques exemples qui rendent sensibles une bonne gestion de l’intérim. Face à la multiplicité des intervenants et des sujets, sans outil et sans process définis, vous pouvez dire adieu à l’efficacité. Heureusement, on vous donne quelques clés pour améliorer votre gestion de l’intérim…
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Simplifier les échanges liés à la gestion de l’intérim
L’intérim multiplie les intervenants internes et externes. En premier lieu, une gestion efficace passe par l’identification des bons interlocuteurs. Chacun connaît son rôle, son pouvoir, ses process et ses délais pour agir.
Améliorer les échanges en interne
Cette étape passe notamment par une expression claire du besoin de recours à l’intérim. Or, on sait que ce recours est très encadré par la loi : l’intérim doit être légitime, nécessaire et conforme au cadre légal et formel. Quel est le process de validation de la demande ? Combien de personnes valident ?
Aussi, dès la formulation, il est possible de gagner du temps avec la bonne terminologie, celle employée par les agences d’intérim. On évite ainsi les incompréhensions et les reformulations.
Une liste des points à compléter est partagée avec chaque opérationnel : qualification, prérequis, dates de mission, contenu de la mission, etc. Tous ces éléments sont repris au sein du contrat de mission.
Les équipes opérationnelles interviennent ensuite tout au long de l’exécution de la mission d’intérim. Et cela commence par l’amélioration de l’onboarding des intérimaires, souvent très rapide. Pourtant, c’est un gage d’efficacité et de fidélisation des intérimaires.
Le partage d’outils simples, collectifs et accessibles avec les équipes permet d’assurer la récolte optimale des relevés d’heures, des heures supplémentaires, etc.
Améliorer les échanges avec les agences d’intérim
La multiplication des agences d’intérim ou ETT (entreprises de travail temporaire) complexifie la gestion quotidienne de l’intérim : agences nationales ou locales, généralistes ou spécialisées, traditionnelles ou intérim 2.0. Un contrat-cadre avec chaque ETT définit les grandes lignes de fonctionnement.
Le digital permet heureusement de piloter tous les fournisseurs sur une seule plateforme. Indispensable pour s’y retrouver et pour solliciter simultanément toutes les ETT.
Notre solution gestion de l’intérim :
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Garantir le respect des réglementations
Le respect des réglementations est un point crucial de la gestion de l’intérim. Les motifs de recours, impératifs pour un contrat court, sont très stricts et très encadrés. L’entreprise doit pouvoir les justifier. L’amélioration de la gestion de l’intérim passe par des process juridiques fluides.
Le dossier de l’intérimaire doit comporter un certain nombre de documents valides et résister à un process de vérification Know Your Candidates (KYC). La fraude documentaire est un enjeu en France, chiffré à 20 milliards d’euros d’après Ariadnext.
Lorsque ces vérifications préalables sont réalisées, il est temps de contractualiser l’arrivée de l’intérimaire. L’entreprise signe un contrat de mise à disposition (CMAD) avec l’agence d’intérim, dans les 2 jours ouvrés. La signature électronique des contrats offre un gain de temps précieux, y compris pour la conservation (qui se fait dans le respect des données personnelles).
Intérimaire comme salarié, l’arrivée d’une nouvelle personne implique plusieurs obligations administratives pour l’entreprise : registre du personnel, bilan social, respect de l’égalité de traitement, etc.
La fin de la mission n’est guère plus simple : des contraintes légales encadrent le renouvellement, la durée d’une nouvelle mission (souplesse, carence, etc.).
Maîtriser ses dépenses en intérim
Le nerf de la guerre d’une bonne gestion est la maîtrise des coûts de l’intérim.
Avec l’aide de tableaux de bord et d’outils de reporting (dont la business intelligence), vous définissez les données pertinentes en fonction de KPI (key performance indicators). En outre, un logiciel de gestion de l’intérim offre des outils pour mesurer les performances de chaque fournisseur. Cette analyse indispensable de l’intérim permet aussi de mieux anticiper l’avenir, d’améliorer vos process et ainsi de diminuer vos coûts.
Connaître et mesure permettent de mieux négocier les accords-cadres avec les agences d’intérim : parts de marché, coefficients de gestion et de délégation, règles de bascule et de dégressivité, etc.
Enfin, une bonne gestion passe par une facturation sans faille ! Et ce n’est pas simple dans l’intérim, source de nombreuses erreurs de facturation. Les coefficients s’appliquent sur la rémunération brute de l’intérimaire en fonction de plusieurs paramètres (heure supplémentaire, prime, cotisations sociales, avantages en nature, etc.). Ajoutons à cela les règles spécifiques issues des accords collectifs…
Mettre en place une préfacturation évite alors de nombreuses erreurs de calcul. Chaque rubrique de paie est complétée pour chaque mission. Avec une solution digitale partagée, c’est très rapide. En complément, l’entreprise peut automatiser le rapprochement entre préfacturations client et fournisseur.
Dès que la dépense intérim dépasse un seuil, il apparaît donc indispensable de s’équiper d’une solution digitale pour automatiser l’identification des écarts et ainsi, économiser jusqu’à 1 % sur la qualité de la facturation.
L’œil de PIXID
Un logiciel de gestion de l’intérim facilite la gestion quotidienne, réduit les coûts, optimise le recours à l’intérim dans toute sa complexité, en diminuant les risques juridiques et financiers. Pour tout savoir, téléchargez notre guide pratique sur l’amélioration de votre gestion intérim !
