Agence d’intérim : comment réussir son projet de digitalisation ?
Le monde de l’intérim fait sa révolution numérique sous l’impulsion de pure players digitaux. Depuis quelques années, le travail temporaire se dépoussière pour devenir 100 % digital. Ce mouvement a pris de l’ampleur dès que les agences de travail temporaire ont perçu ce que la digitalisation leur offrait : gagner en efficacité et en productivité, optimiser les échanges avec les clients et les intérimaires, sécuriser les données, les aspects juridiques, etc. Surtout, le digital offre le temps et le moyen de se recentrer sur le cœur du métier : l’humain ! Mais comment réussir son projet de transformation digitale ?
Équipe ETT
Le monde de l’intérim fait sa révolution numérique sous l’impulsion de pure players digitaux. Depuis quelques années, le travail temporaire se dépoussière pour devenir 100 % digital. Ce mouvement a pris de l’ampleur dès que les agences d’intérim ont perçu ce que la digitalisation de l’intérim leur offrait : gagner en efficacité et en productivité, optimiser les échanges avec les clients et les intérimaires, sécuriser les données, les aspects juridiques, etc. Surtout, le digital offre le temps et le moyen de se recentrer sur le cœur du métier : l’humain ! Mais comment réussir son projet de digitalisation intérim ?
Projet de digitalisation intérim ? Quelques exemples fréquents
Commençons par quelques exemples fréquents en matière de numérisation de ce secteur.
La gestion des candidats
En amont, la gestion des candidatures gagne à être digitalisée à l’aide de nouvelles technologies :
- processus de recrutement phygital ;
- création et diffusion des offres d’emploi en un clic ;
- simplification du traitement des candidatures ;
- gestion d’un vivier de candidats en toute simplicité.
La gestion des intérimaires
Les échanges entre l’employeur et les intérimaires gagnent en fluidité grâce à une application mobile par exemple. Contrats de mission, bulletins de salaire, nouvelles propositions de missions, gestion de l’indisponibilité, relevé d’heures, gestion des acomptes, etc.
La gestion des clients
Digitaliser le secteur intérimaire optimise le process de commande avec les entreprises utilisatrices. Mais aussi, elle facilite la signature du contrat de mise à disposition, la facturation.
Les processus internes
En interne aussi, la transformation digitale fait gagner du temps à l’équipe des ressources humaines : centraliser sur un back-office la gestion de la paie, les déclarations sociales, le paiement de la mutuelle, etc. Ainsi, l’agence évite les oublis et s’épargne des ressaisies inutiles.
Il en est de même pour le service financier. En adoptant une plateforme de gestion digitale, les entreprises de travail temporaire bénéficient d’une automatisation des processus de facturation, notamment grâce à une meilleure gestion des différents coefficients de facturation.
Cela permet non seulement de réduire les erreurs, mais aussi d’assurer une facturation adaptée. Les entreprises utilisatrices, quant à elles, pourront avoir accès à diverses données pour leur suivi et pour mieux comprendre les coûts. Cette transparence est très importante pour une bonne collaboration entre les deux parties.
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Comment réussir sa transformation digitale ? Toutes les étapes clés
Face à la concurrence accrue et à l’évolution des attentes des différents acteurs du marché, les enjeux d’une gestion intérim digitale efficace sont devenus centraux. Les agences de travail temporaire doivent optimiser leurs coûts, améliorer leur réactivité et proposer des solutions innovantes pour répondre aux besoins spécifiques de différents secteurs. Pour relever ces défis, plusieurs étapes clés doivent être franchies.
Identifier les besoins
En premier lieu, vous devez recenser les pratiques actuelles au sein de votre organisation. Du premier contact avec un client jusqu’à la fin de la mission d’un intérimaire, quel est votre fonctionnement ? Cela vous permet de bien comprendre les besoins et de rédiger un cahier des charges pertinent.
N’oubliez pas d’anticiper l’avenir ! Quels pourraient être vos besoins futurs ? Quelles nouvelles problématiques résoudre ?
Vous disposez sans doute d’un réseau d’agences de placement aux pratiques diverses. Un projet de numérisation intérim nécessite d’interroger chaque entité et de synthétiser toutes les pratiques. C’est souvent un excellent moyen pour harmoniser les process et optimiser sa manière de travailler !
Sélectionner son prestataire / sa solution digitale
Des besoins aux fonctionnalités nécessaires, il n’y a qu’un pas ! Sélectionnez les solutions digitales qui répondent à votre cahier des charges puis comparez-les : services, prix, fonctionnalités avancées, accompagnement et formation, capacité d’évolution et de flexibilité, références clients, etc.
Vous le savez, l’intérim est un secteur spécifique : réglementation du droit du travail, relation tripartite, urgence des missions le plus souvent. Une solution de digitalisation intérim passe nécessairement par une connaissance pointue du travail temporaire.
Planifier
Pas de projet d’un passage au numérique sans vision claire du rétroplanning. Tout simplement indispensable puisque un projet d’une telle ampleur ne se réalise pas en quelques jours !
Anticiper la mobilisation des bonnes personnes au bon moment : c’est la clé pour ne pas perdre de temps et procéder avec méthode.
Penser à l’interfaçage
Les agences de placement travaillent avec plusieurs outils différents :
- leur back-office ;
- les solutions de recrutement : site carrière, cvthèque, ATS (Applicant tracking system) ;
- portail digital avec les clients ;
- portail d’échange avec les intérimaires ;
L’objectif est de simplifier les démarches, de sécuriser les données et d’éviter la double saisie et les erreurs. Pour ce faire, votre outil digital doit prévoir une connexion ou un interfaçage, voire une suppression de l’outil s’il est intégré dans la solution.
Sans oublier la protection des données !
Les cyberattaques n’arrivent pas qu’aux autres. Les grands noms de l’intérim sont touchés de plein fouet par des attaques informatiques : Proman est victime d’une cyberattaque fin 2020, Leader subit le même sort début 2022, un risque de fuite de données chez Adecco en novembre 2022, etc.
L’intérim gère nécessairement un grand nombre de données personnelles. La sécurité des données et le respect des règles issues du RGPD (règlement général sur la protection des données) font partie des points clés dans le choix d’une solution de dématérialisation. Vérifiez notamment si la société dispose d’une certification ISO 27001.
Enfin, accompagner ses équipes
Enfin, l’accompagnement des équipes est absolument indispensable. La transition digitale impose un changement de culture et de modus operandi. Certaines agences pourraient se montrer réfractaires au changement.
D’autant plus qu’elle impacte non seulement entreprise de travail temporaire, mais aussi tous ses clients, partenaires et intérimaires.
La bonne idée : désigner des interlocuteurs référents (des personnes proactives sur le nouveau système) et prévoir des formations…
L’œil de PIXID
PIXID constitue un écosystème global de solutions pour les agences, les clients, les intérimaires et les candidats. Il peut se connecter aux back-offices existants du marché. L’objectif est de permettre aux agences, grâce au digital, de gagner en efficacité dans tous les aspects de leur métier. Et PIXID connaît tout de l’intérim puisqu’il déploie depuis 20 ans des solutions digitales pour le travail temporaire !
