Comment contrôler les coûts des contrats courts, CDD et intérim ?

La flexibilité du travail est bien souvent indispensable à l’entreprise pour rester compétitive. Gérer une masse salariale en cohérence avec les variations de l’activité est nécessaire pour garder des marges, dans un contexte économique complexe et mondialisé. La croissance du nombre de contrats courts depuis 20 ans illustre bien ce phénomène : les contrats d’une durée inférieure à un mois représentent désormais 83 % des CDD (source : DARES, 2019).

Jérôme Mouret

Directeur Stratégique des Offres et Marketing

Le contrôle est un véritable casse-tête pour les DAF et les RH : par exemple, un recours aux contrats courts peut être parfois commandé directement depuis une entité locale ou se réaliser via des intermédiaires, comme pour l’intérim. Les lignes budgétaires et les imputations sont alors différentes, cela ne facilite pas les vérifications et une vision globale des coûts de recrutement. Comment alors assurer un contrôle efficace de ces contrats courts ?     

Vérifier les coûts des contrats courts à tous les niveaux

Le contrôle des contrats courts passe par la mise en œuvre de processus clairs en amont et en aval de l’exécution de la mission, en interne et pour les prestataires. Plus particulièrement, dans le domaine de l’intérim, vous veillerez à ce que ces intermédiaires assurent en amont : 

  • le respect des coefficients négociés avec les agences d’intérim ;
  •  le respect des accords-cadres (négociations de conditions, part de marché, etc.).

En interne, c’est également la nécessité du recrutement qui est vérifiée pour limiter les recours abusifs. Par exemple, avec plusieurs contrats pour un même motif de remplacement. 

Enfin, a posteriori, le contrôle des factures est un élément clé : vérification des éléments variables de salaires, des différentes primes, adéquation aux référentiels. Pour faciliter ce travail, des outils de préfacturation existent.

Ces contrôles des processus propres à l’intérim sont une première étape, nécessaire mais pas suffisante. Il est temps de chercher des axes d’amélioration pour optimiser le recrutement et le coût pour tous les contrats courts. 

Optimiser le recrutement en contrat court

Si les contrats courts se multiplient dans l’entreprise, le travail de contrôle du DAF devient plus complexe. S’aider de solutions digitales pour gérer le recrutement, du sourcing au contrat, est une question légitime à se poser, quand 3 entreprises sur 4 ne sont pas encore dotées d’outils de recrutement. En effet, ces technologies peuvent offrir des axes d’amélioration nombreux et efficaces : 

  • sur les canaux de recrutement : analyser quels canaux sont les plus efficaces sur quels postes recrutés et ainsi limiter la dispersion de temps et d’argent ; 
  • sur la prise de décision : se donner la possibilité de suivre et d’analyser un certain nombre de critères comme la disponibilité réelle, les évaluations passées, l’historique des missions, etc. ;
  • sur la géolocalisation : en effet, pouvoir recruter localement, c’est à dire limiter la distance entre le lieu d’habitation du salarié et son lieu de travail, fait baisser le risque d’absentéisme et les coûts associés (baisse de production, recrutement en urgence, etc.). 
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Maîtriser les coûts

Après avoir introduit du bon sens dans le processus de recrutement, les équipes ont une autre marge d’amélioration, cette fois sur la gestion administrative. Si vous gérez 50 contrats par an, vos RH peuvent peut-être encore y arriver manuellement, mais lorsque l’activité se développe fortement et que vous multipliez par 3 ou 4 le nombre de contrats courts ? Imaginez si le DG ait encore à signer lui-même chaque contrat de travail, faute de délégation ? La multiplication des contrats courts est en un sens une bonne nouvelle, car le volume généré oblige l’entreprise à repenser son organisation, à repenser les processus de recrutement et de gestion administrative, et cela sera bénéfique pour tout type de contrat.

Une meilleure gestion administrative aidera également au respect du cadre juridique applicable aux contrats courts qui est un véritable facteur de risque pour l’entreprise. Les sanctions sont sévères : 3 750 euros par infraction et en cas de récidive 7 000 euros et 6 mois d’emprisonnement (articles L 1248 et suivants du Code du travail). Le contrôle de ces contrats est donc une obligation du DAF. 

Pour faire baisser les coûts et assurer une meilleure sécurité juridique, la digitalisation offre des avantages indéniables : imaginez un outil global qui permet de piloter le recrutement, la durée du contrat et des périodes de souplesse associées, voire l’édition et l’envoi des bulletins de salaire électroniques (BSE). 

Prenons l’exemple des coûts associés aux bulletins de salaire : impression, affranchissement, enveloppe, archivage papier, temps dédiés à ces tâches sans valeur ajoutée, etc. Finalement, cela revient à 2,53 euros par mois et par bulletin de salaire, soit pour 100 salariés plus de 3 000 euros par an. Avec une solution globale digitalisée type PIXID, vous économisez 80 % de ce coût ! Rien que sur la gestion du bulletin de salaire, alors imaginez sur l’ensemble du processus de recrutement et de gestion des contrats ! 

En résumé

Un contrôle efficace des contrats courts implique une mise à jour de la façon de travailler dans l’entreprise : repenser les processus, étape par étape, pour chercher l’optimisation, l’uniformisation et la rigueur juridique. Penser le contrôle comme une action quotidienne pour faciliter la supervision sans alourdir ni freiner le recrutement. Mettre en place les bons indicateurs de performance permettra d’analyser et d’améliorer sans cesse les processus de recrutement et l’efficacité des stratégies adoptées. Et finalement, la nécessité de s’équiper d’une solution unique pour digitaliser tous les contrats et encadrer la gestion va devenir une évidence ! 

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