Le guide pour interfacer son portail salariés aux autres outils RH
Vous optez pour un portail salarié dans les processus de votre entreprise ? C’est une excellente initiative pour centraliser tous les échanges et les documents de vos collaborateurs. Vous optimisez votre suivi RH et vous gagnez du temps sur l’administratif tout en sécurisant vos données en ligne. Pour faciliter l’utilisation d’un tel logiciel, il convient de l’interfacer avec les autres outils RH déjà mis en place dans votre organisation Pixid vous explique tout ce qu’il y a à savoir sur l’interfaçage des outils RH.
Directeur Stratégique des Offres et Marketing
Interface et portail RH : définitions
Le portail RH est une solution digitale qui centralise les documents des salariés et les archive automatiquement dans le respect légal du temps de conservation. L’interface elle, détermine la frontière de communication entre deux logiciels. Lorsque vous intégrez un portail salarié, il est conseillé de l’interfacer, c’est-à-dire le connecter avec les autres logiciels déjà en place dans votre entreprise.
Le portail RH : tout savoir
Le portail RH appelé également coffre-fort électronique, permet d’optimiser certaines tâches et processus administratifs relatifs à la gestion des ressources humaines. À partir d’un ordinateur ou d’un smartphone, vous avez accès en toute sécurité aux documents de vos salariés. Ces derniers ont aussi un accès direct à leurs informations personnelles de manière dématérialisée. Ils peuvent télécharger, stocker et imprimer les documents s’ils souhaitent les récupérer. Toutes les procédures sont dématérialisées et la signature électronique favorise les échanges sans perdre de temps. Les documents qui peuvent être dématérialisés sont :
- Les bulletins de paie ;
- Le contrat de travail ;
- La mutuelle ;
- Les entretiens annuels, etc.
Interface : qu’est-ce que c’est ?
L’interface est une connexion inter-logiciel qui autorise les applications à communiquer entre-elles. Ceci s’effectue grâce à des API, ou Application Programming Interface. Ces dernières permettent d’utiliser plusieurs applications ensemble. Ainsi, une API propose un ensemble d’échanges standardisés directement exploitables. Voici quel est son rôle :
- Elle expose des données grâce à des endpoints et ouvre un accès à des fonctionnalités. e ;
- L’API répond à des normes et à des exigences de sécurité nécessaires ;
- Elle permet de récupérer ou transmettre des informations et de les exploiter dans un autre système ;
- L’API offre la possibilité de mettre à jour plusieurs sites.
Notre solution Portail Salariés :
Notre solution Portail Salariés :
Pourquoi connecter les outils entre eux ?
Pourquoi est-il important que mes outils soient connectés ou interfacés entre eux ?
- C’est la garantie d’une fiabilité et d’une rapidité sur la transmission des données ;
- Cela évite les doubles saisies ;
- C’est gagner en efficacité ;
- L’expérience utilisateur est optimisée avec une information en temps réel ;
- La capacité de mettre à jour ses informations favorise la notion de self-service ;
- Autonomie de l’utilisateur ;
- Accès multi canal ;
- Garantie et contrôle des données transférées.
Interfacer le portail salarié : process et techniques
Comment connecter les outils entre eux ? Auparavant, l’échange de fichiers (txt, csv, xml) s’effectuait en asynchrone, maintenant c’est en temps réel avec une interactivité entre les outils et les connexions API. Par exemple, un portail salarié nécessite d’être connecté avec un outil de paie pour la récupération et mise à disposition automatique des bulletins de salaires.
Voici les autres avantages probants :
- Les différentes connexions et modes d’interfaces comme les connecteurs, API, JMS, etc. ;
- Le respect des contraintes organisationnelles ;
- La collaboration de toutes les parties prenantes, DRH, DSI et intégrateur ;
- L’intégration adaptable pour évoluer à la demande des autres briques de l’écosystème SI.
Pour identifier les interfaces à utiliser, il est important avant tout de cartographier les différents processus qui sont gérés dans le portail salariés et voir les multiples intégrations avec les autres outils RH.
Une fois qu’elles sont repérées, il convient d’étudier leur faisabilité et les modes de transfert de données (en temps réel, asynchrone J+1, J+7, etc.). L’intégration standard est toujours préférable à du spécifique (maintenance éditeur). Et la pertinence de l’interface versus le volume de données ou la récurrence de tâches est aussi à prendre en compte.
L’œil de PIXID
Pour aller plus loin, il ne faut pas faire des interfaces pour faire des interfaces mais plutôt se poser la question de la pertinence et de nos capacités des outils à s’interfacer. Pixid vous accompagne dans cette réflexion.
