Quels outils intégrer à mon back-office intérim ?
Les entreprises de travail temporaire s’inscrivent au cœur d’une relation multiple avec les candidats, les intérimaires, les agences et les entreprises utilisatrices. Pour fluidifier ces relations, la digitalisation s’est imposée avec une stratégie et des objectifs préétablis. C’est seulement après les avoir clarifiés que vous pouvez avancer sur la question : quels sont les outils indispensables à intégrer à un back-office intérim ?
Directeur Commercial
Intégrer un ATS ouvert connecté au CRM
Un applicant tracking system (ATS) s’intéresse à la recherche de nouveaux clients et candidats. Même si une entreprise sur deux ne possède pas encore un ATS selon une enquête Regionsjob en 2019, c’est un outil indispensable pour staffer efficacement.
Le candidat peut arriver de différentes manières : jobboards, ETT, sites carrière, agence physique, cooptation, etc. Quelle que soit l’origine de sa candidature, celle-ci doit intégrer facilement et naturellement un ATS. Et, l’ATS doit alors communiquer en toute simplicité avec tous les autres outils digitaux et avec le SI.
L’ATS fait aussi gagner du temps à l’entreprise utilisatrice, permet de gagner en efficacité dans ses recherches d’intérimaires. En outre, il garantit le respect des données personnelles à chaque étape (réglementations RGPD) et offre une meilleure expérience candidat. Pour choisir le bon outil, n’hésitez pas à parcourir notre benchmark des ATS.
Intégrer un VMS
Le vendor management system VMS est une solution digitale de gestion spécialisée dans les ressources externes et les prestations externalisées. Cette plateforme peut mettre en relation l’entreprise utilisatrice avec l’intérimaire pour gérer la mission au quotidien dans toute la chaîne transactionnelle.
Les informations échangées avec le SI offrent la possibilité de gérer un vivier d’intérimaires pour pouvoir plus facilement les solliciter à nouveau. Le VMS peut également proposer un dossier intérimaire simplifié et partagé pour fluidifier la réalisation de la mission, voire aller au-delà.
Et, bien évidemment, le VMS doit pouvoir communiquer, avec l’ATS, pour récupérer les données du candidat tout en évitant d’avoir à saisir à nouveau les informations.
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Intégrer un Portail client
L’entreprise utilisatrice (EU) formule sa demande avec des données structurées, qui sont envoyées vers l’ATS pour trouver immédiatement la bonne personne au sein du vivier ou pour publier une annonce sur différents jobboards. De nombreuses options fluidifient cette étape notamment la possibilité d’entretien vidéo ou la vérification de l’authenticité des pièces justificatives fournies par le candidat.
Une fois le candidat choisi, une confirmation de commande de la mission est émise à destination de l’entreprise de travail temporaire. Elle doit être intégrée idéalement au back-office pour récupérer automatiquement les éléments de la mission, en évitant erreurs et doublons de saisie.
Puis toute la gestion de la mission d’intérim jusqu’au relevé des heures effectives et à la facturation passe par le portail client et le back-office. Pour le client, l’opération apparaît simple et fluide.
Intégrer un Portail intérimaire
Aujourd’hui, un portail intérimaire doit forcément être disponible via une application mobile. En effet, ce canal génère 90 % des interactions avec les intérimaires. Ce portail gère le dossier intérimaire complet dans toutes ses composantes : les missions effectuées, l’historique, les bulletins de paie, etc.
Surtout un portail intérimaire sur mobile offre une disponibilité en temps réel des offres et du planning de l’intérimaire.
Bon à savoir : MyPIXID est proposé en marque blanche et peut être simplement brandé aux couleurs de l’entreprise de travail temporaire.
Comment intégrer un outil au back-office intérim ?
Il est essentiel de garder en tête certains impératifs, comme la sécurité et l’interopérabilité. Toute intégration d’un nouvel outil doit se réaliser sans rupture de charge au sein de systèmes capables de se parler nativement, sans point de friction.
Pour sélectionner l’outil adéquat, vous veillerez à prendre en compte sa réponse à toutes vos exigences :
- Les exigences opérationnelles concernent la possibilité de formation initiale ou continue, ainsi que la présence d’un support réactif et compétent.
- Les exigences fonctionnelles comprennent l’évolutivité de l’outil, sa facilité d’intégration, sa couverture de l’ensemble de vos besoins actuels et à venir et son ouverture aux autres systèmes.
- Les exigences structurelles visent l’ergonomie, la fiabilité et la solidité de l’éditeur de l’outil et sa capacité à tenir une montée en puissance des volumes.
L’outil idéal vous permet de fluidifier la gestion de l’intérim au quotidien : l’intégration et les échanges avec le back-office facilitent par exemple la récupération des relevés d’heures automatiquement. La dématérialisation des échanges génère d’importants gains de productivité. Toute la relation avec l’intérimaire peut ainsi être réalisée au sein d’une application ou d’un portail web. Enfin, une interface et une ergonomie d’usage bien pensées évitent les nombreuses ressaisies d’informations obligatoires.
L’œil de PIXID
PIXID offre une interopérabilité totale avec les autres outils, quels que soient les logiciels d’intérim utilisés. Une seule plateforme permet de tout gérer avec n’importe quel partenaire ou agence facilement, grâce à des partenaires spécialisés (solutions vidéo, contrôle des documents, communication). Une plateforme intérim complète et personnalisée en fonction des besoins de chaque entreprise de travail temporaire pour la rendre plus efficace.
