Quelles sont les étapes d’implémentation d’un ATS ?

75% des recruteurs utilisent un logiciel de recrutement ou de suivi des candidatures. Parmi eux, 94 % affirment qu’il a amélioré leur processus de recrutement. Ces chiffres clés rappellent à quel point les ATS (pour Applicant Tracking System ou « système de suivi des candidatures » en français) ont changé la donne dans un secteur qui se transforme en raison du digital et des changements liés aux attentes, aux comportements et aux expériences des candidats.

Jérôme Mouret

Directeur Stratégique des Offres et Marketing

Implémenter un ATS n’est donc pas seulement une bonne idée. C’est surtout une décision stratégique capable de faire la différence pour travailler mieux et plus efficacement. Voici ce qu’il faut savoir sur la mise en place d’un ATS en 6 étapes.

Étape nº1 : identifier les processus internes et les acteurs clés

Un ATS vient digitaliser vos processus de recrutement. Aujourd’hui, vous vivez peut-être une de ces deux situations :

  • des processus fonctionnels, mais déconnectés ou non synchronisés : par exemple, des CV reçus à la fois par email et via un job board qui sont stockés dans différents répertoires partagés, une communication interne qui passe par messagerie interne ou e-mail, etc. Chaque étape a du sens, mais l’utilisation de multiples outils inadaptés non faits pour ce travail est une perte de temps.
  • des processus dysfonctionnels : par exemple des pertes d’informations, des personnes qui n’ont pas les bonnes données, l’impossibilité de faire les suivis en temps et en heure, des multiples révisions et aller-retour entre recruteurs, managers et directeurs, etc.

C’est pourquoi il est important de clarifier vos processus internes pour gagner en efficacité : qui doit faire quoi, à quel moment, et avec qui ? Quels sont les processus, tâches et actions qui doivent être améliorés ? Le déploiement d’un ATS est sûrement le bon moment pour revoir vos habitudes et optimiser ce qui peut l’être.

Étape nº2 : définir et comprendre les interactions dans l’infrastructure informatique

Un ATS ne peut pas vivre comme un outil satellite déconnecté. Il doit nécessairement s’intégrer dans votre architecture technique. Il est donc important de savoir comment fonctionne votre site carrière ? Votre portail salarié ? Quels sont les liens avec les outils et services externes (job board, VMS, multidiffusion, entretien vidéo en différé, CMS, etc.) ? La question de l’implication de votre DSI est aussi clé, car elle devra jouer un rôle dans les phases de déploiement et de transfert de données.

Étape nº3 : importer vos données candidats

Une fois le système en place, il faut le nourrir avec vos données. C’est une étape qui peut d’ailleurs être une bonne occasion pour les nettoyer et les mettre à jour, voire pour vérifier la sécurité de vos données et votre conformité au RGPD. Pour commencer, il est souvent recommandé de procéder avec une version de test. Cela peut être un échantillon de données sur quelques postes ou sur un service afin de vérifier que tout se déroule comme prévu avant de transférer vos données en intégralité.

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Étape nº4 : former les utilisateurs

Tout le monde n’utilise pas un ATS de la même façon. Selon les services, les profils ou les fonctions, il est important de pouvoir personnaliser la formation. Ainsi, le recruteur aura souvent accès à la plupart des fonctionnalités quand le manager de proximité sera concerné par la validation des profils sélectionnés et par l’organisation des entretiens. En général, les ATS en mode SaaS sont faciles à prendre en main, car les éditeurs investissent beaucoup de temps et d’argent dans la recherche d’une ergonomie optimale. Par conséquent, la courbe d’apprentissage des utilisateurs est assez réduite.

Étape nº5 : lancement d’une phase pilote

Le but est de procéder au déploiement de l’ATS avec un périmètre limité afin de vous familiariser avec l’outil. Vous pouvez ainsi analyser et suivre avec rigueur vos KPI. Plus vous serez à l’aise avec l’outil, plus vous pourrez étendre le périmètre de la phase pilote et intégrer de nouveaux utilisateurs. Un suivi régulier de la phase pilote permet d’ajuster l’outil en cas de besoin pour répondre totalement aux différents cas d’usages rencontrés.

Étape nº6 : bilan de la phase pilote et lancement officiel

Après plusieurs semaines ou mois d’utilisation, c’est le moment de faire un bilan : est-ce que tout se passe comme prévu ? Quels sont les avantages et inconvénients ? Avez-vous rencontré des problèmes techniques ? Est-ce que vos nouveaux processus se sont fluidifiés ?

Si tous les feux sont au vert, c’est le temps de passer à un déploiement officiel à travers votre organisation.

 

 

L’œil de PIXID

de par notre expérience en déploiement de solutions digitales, nous conseillons de ne pas sous-estimer deux sujets : la formation des utilisateurs (1€ dépensé dans l’outil = 1€ de formation en interne pour accompagner les salariés face au changement) et l’interopérabilité avec vos outils pour décupler votre productivité.

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