Staffing : définition et enjeux
Sur les applications de rencontre, lorsque deux personnes semblent en phase, on « matche ». Dans le monde du recrutement, c’est presque la même chose avec le staffing. Ici, il ne s’agit pas de trouver le partenaire d’un soir ou d’une nuit, mais de collaborer avec des professionnels qualifiés capables de répondre aux besoins précis d’un client. Le « match » se fait alors entre une entreprise demandeuse ou utilisatrice, et un travailleur, généralement un consultant, qui est dépêché par une société de service pour travailler sur un projet précis.
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Qu’est-ce que le staffing ?
C’est un anglicisme qui désigne des méthodes de recrutement mises en œuvre par les entreprises agiles qui intègrent des processus de staffing internes afin de répondre aux défis d’une organisation en mode projet. On retrouve aussi la notion avec les sociétés de conseils, les entreprises de services du numérique (ESN) et les cabinets de consultants. En effet, lorsqu’une entreprise a besoin de compétences particulières pour un temps limité, il est fréquent qu’elles se tournent vers des organisations capables de fournir des profils très spécialisés. De la refonte d’un système IT, au contrôle qualité d’une nouvelle rame de métro, en passant par la réorganisation d’un service ou un audit de cybersécurité, le rôle des talents est d’apporter une valeur ajoutée sur une problématique métier. Bien staffer, c’est-à-dire envoyer la bonne personne chez le bon client pour le bon projet, implique de nombreux critères de recrutement à prendre en compte avant de faire le bon choix :
- Quels sont les besoins de l’entreprise (périmètre du projet, calendrier, budget et technicité) ?
- Quels sont les consultants disponibles ?
- Quels consultants possèdent les bonnes compétences pour mener à bien ce projet ?
- Combien de consultants seront nécessaires pour assurer la réussite de ce projet ?
- Combien de temps peuvent-ils être mobilisables ?
Ce sont les cabinets de conseil qui ont popularisé le terme de staffing. Depuis, il s’est aussi développé dans d’autres domaines comme les bureaux d’étude, les sociétés d’ingénierie, et surtout les agences d’intérim. Le principe reste toutefois le même : l’entreprise utilisatrice est à la recherche d’un travailleur sur un besoin précis que l’agence doit lui trouver. L’agence doit donc « staffer » l’entreprise cliente, c’est-à-dire lui fournir le bon talent selon son cahier des charges et ses contraintes techniques et financières.
Notre solution recrutement :
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Les avantages du staffing
La question du staffing est une question RH qui impacte directement la stratégie de l’entreprise. En effet, la notion de staffing permet aux entreprises utilisatrices de :
- réussir à trouver rapidement des compétences, qui ne sont pas toujours disponibles immédiatement au sein de leur vivier interne ou externe, en raison d’un nouveau projet ou d’une augmentation soudaine d’activité,
- externaliser la recherche auprès de professionnels pour gagner du temps, car mobiliser les équipes de ressources humaines ou les managers sur cette tâche peut engendrer des coûts importants, contrairement à l’approche d’un cabinet ou une agence,
- externaliser la gestion administrative du travailleur ou du consultant,
- profiter d’une ressource opérationnelle, expérimentée et déjà formée.
Pour les cabinets et agences qui sont en mode « staffing », l’enjeu principal est de limiter les périodes d’inactivité et de maximiser le taux d’occupation pour les consultants ou travailleurs. Un consultant qui ne travaille pas pour un client coûte de l’argent, mais ne rapporte rien. Un travailleur intérimaire qui est entre deux contrats ne travaille pas et peut progressivement s’éloigner de son agence habituelle, perdre des compétences ou disparaître d’un vivier de talents régulièrement sollicité. C’est pourquoi, pour les cabinets et les agences, le staffing permet de :
- trouver la bonne personne pour assurer sa rentabilité et pérenniser son fonctionnement et garantir la satisfaction client,
- occuper leurs équipes ou leurs talents,
- satisfaire les aspirations professionnelles de leurs équipes, notamment en termes de progression de carrière et d’acquisition de nouvelles compétences ,
- limiter les temps morts entre deux contrats,
- disposer d’un maximum de visibilité sur les contrats et les projets à venir.
Comment mettre en œuvre un staffing efficace
Un staffing réussi n’est pas un staffing qui passe par un tableur Excel, un classeur de CV en papier, ou des échanges d’e-mail. La transformation digitale des ressources humaines a vu l’émergence de nouveaux outils qui sont venus transformer le quotidien des recruteurs et des entreprises de travail temporaire. Aujourd’hui, les plateformes professionnelles et les outils numériques sont indispensables pour staffer rapidement, car ils permettent d’améliorer la gestion des ressources humaines. L’un des principaux enjeux pour les managers et les équipes RH est d’accroître la productivité tout en maîtrisant les coûts. Et ces outils RH y contribuent notamment en :
- centralisant l’information liée aux documents des salariés (contrats, justificatifs, fiches de poste…) au sein d’une seule plateforme. Ce qui permet d’ailleurs de faciliter la mise en place du contrat de travail dématérialisé,
- évitant les tâches chronophages grâce à l’automatisation,
- facilitant la gestion administrative et quotidienne à distance, incluant l’archivage des documents RH,
- permettant de s’assurer rapidement des disponibilités et des compétences requises pour une meilleure gestion des ressources,
- facilitent la recherche de profils rares.
Cette mise en œuvre repose sur une triple transformation qui est à la fois digitale, humaine et organisationnelle, afin de faire du numérique un changement de paradigme dans le recrutement. Ce qui démontre l’importance de la digitalisation dans ce secteur.
L’œil de PIXID
Les outils digitaux permettent de gagner du temps, de fiabiliser et de mettre à jour les données centralisées, de prendre les meilleures décisions et, par conséquent, d’utiliser à bon escient le staffing. Ces plateformes sont notamment particulièrement efficaces pour faire face à des recrutements fréquents, en urgence, ou sur des métiers et besoins spécifiques.
