La dématérialisation, un indispensable au facility management

Le Facility Management permet d’optimiser l’organisation d’entreprise de façon stratégique et efficace. Les entreprises de Facility Management doivent s’assurer de la qualité de service rendu à travers leurs salariés à distance. Il est donc dans leur intérêt de mettre à disposition des outils adaptés à leur besoin sur place. Seulement, encore peu d’outils sont utilisés pour permettre de manager à distance. Découvrez pourquoi la dématérialisation des échanges documentaires avec les salariés permet d’améliorer selon 5 enjeux la gestion des entreprises dans le secteur du Facility management.

Maxime Maroune

Responsable Commercial Offres Recrutement et Portail Salariés

Enjeu 1 : Rétention des équipes

La dématérialisation des documents dans le cadre du Facility Management permet tout d’abord de favoriser l’engagement des salariés. Cet enjeu est de taille, en particulier pour les postes avec une grande pénibilité du travail pour lesquels le turn-over est important. Dans ces cas, les risques d’absentéisme et de no show sont grands. Il en est de même pour le personnel temporaire, embauché sur une période donnée pour le remplacement d’un salarié ou l’accroissement de l’activité.

Il est donc primordial de sécuriser l’engagement des candidats et des salariés dès les premiers échanges. Pour cela, la dématérialisation des interactions entre le nouvel employé et l’entreprise est idéale. Elle permet de simplifier les procédures, de la signature du contrat à la prise de poste. Les échanges sont fluidifiés et le salarié a une vision claire et en temps réel de l’avancée de son dossier.

Enjeu 2 : Marque employeur

La dématérialisation des échanges et des documents est un excellent moyen de parfaire votre marque employeur et de bonifier votre relation avec vos salariés. Cela modernise l’image de l’entreprise qui propose des innovations dans la relation entreprise-salarié. Dans le cadre du Facility management, les échanges digitalisés offrent de meilleures conditions pour la gestion administrative des ressources humaines.

Les salariés bénéficient de services de gestion de leur vie RH simples et pratiques qui améliorent la qualité de vie au travail. La dématérialisation des échanges avec les salariés permet par exemple :

  • D’éviter les déplacements inutiles grâce à la signature électronique des documents ;
  • D’avoir facilement accès aux documents RH : au bulletin de salaire dématérialisé directement depuis son mobile…
  • De réaliser des demandes en ligne (demande d’acompte…)

Cette simplification des échanges et des démarches est une preuve de la considération de l’employeur appréciée des employés.

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Enjeu 3 : Charge administrative RH

Le troisième enjeu de la dématérialisation des échanges avec les salariés pour le Facility Management est d’optimiser les processus RH. En effet, la gestion du personnel engendre une lourde charge administrative. Il est nécessaire de créer les contrats, de collecter les justificatifs, d’assurer le suivi des missions… Pour faire face à ce travail, il est essentiel d’avoir une équipe RH importante.

La dématérialisation permet à la fois de structurer, de centraliser, d’optimiser et de tracer les échanges. Ainsi, les processus de traitement des dossiers sont accélérés (signature des contrats, envoi des      bulletins de salaire…). Il est également possible de reprendre des données automatiquement ce qui évite la saisie multiple et limite les risques d’erreur. La suppression de ces tâches à faible valeur ajoutée est un gain de temps appréciable.

Enjeu 4 : Suivi des effectifs

Les entreprises du secteur du Facility Management ont tout intérêt à avoir un suivi en temps réel des effectifs. C’est important notamment pour les entreprises disposant de nombreux sites. La dématérialisation est un moyen d’y parvenir. Grâce à un système de badgeuse en ligne, le suivi de mission est facilité. Vous pouvez effectuer le pilotage de l’activité à distance et créer des KPI qui vous permettront d’optimiser vos processus et ressources en continu.

Le suivi des effectifs en ligne a aussi tout son intérêt au moment de la fin de mission. Il permet au service RH d’avoir une visibilité claire sur les plannings en cours et à venir. Il est ainsi simple de repérer les éventuels besoins. Depuis l’espace en ligne, il est possible de créer facilement une nouvelle mission dans une autre entité et d’améliorer son suivi lors de sa réalisation.

Enjeu 5 : Gestion des données personnelles

La dématérialisation des échanges décomplexifie le Facility Management sur la gestion des documents et des données personnelles. En s’appuyant sur une solution de dématérialisation, l’entreprise s’assure d’être en conformité avec la réglementation. L’outil intègre des contrôles automatiques et offre des alertes juridiques pour être au fait des dernières actualités.

Ce point est important surtout par rapport aux mécanismes de gestion des données personnelles. Ceux-ci doivent être en accord avec le RGPD. Le système de dématérialisation dispose d’un procédé de purge permettant de configurer les temps de conservation définis par la législation et donc de faciliter la bonne gestion des données personnelles.

 

L’œil de PIXID

La dématérialisation des échanges avec les salariés est inévitable. Cela permet aux entreprises dans le secteur du Facility Management de répondre qualitativement aux besoins de leurs clients. Les enjeux sont de taille et cette solution vient répondre à de nombreux objectifs. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre livre blanc.

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