Pourquoi la GED et le portail salariés sont-ils différents ?

La confusion entre la GED et le portail salariés n’est pas rare. Pourtant, ces 2 outils sont bien différents. La gestion électronique des documents (GED) est un système informatique qui permet d’optimiser l’organisation et le traitement des documents. Une GED est utile pour le service des Ressources Humaines mais également à tous les services d’une entreprise. Le portail salariés est une plateforme permettant aux salariés d’accéder à leurs informations personnelles et professionnelles. Découvrons ces deux solutions plus en détail.

Jonathan Briard

Responsable Commercial Offres Recrutement et Portail Salariés

Les grandes fonctionnalités

La GED, qu’est-ce que c’est ?

Les solutions de Gestion Electronique des Documents (GED) permettent de numériser et de dématérialiser les processus métier simplement grâce à leurs fonctionnalités dédiées, ce qui comprend :

  • La LAD (Lecture Automatique des Documents)
  • La RAD (Reconnaissance Automatique des Documents)

La mise en place d’une GED au sein d’une entreprise permet de simplifier le quotidien des Ressources Humaines. En effet, il est possible de numériser, stocker, archiver des documents de façon cohérente et rapide. Une GED permet également de gagner du temps lors de la consultation des documents : il est plus facile de rechercher une information particulière dans un document électronique grâce à une GED.

Le Portail Salariés, qu’est-ce que c’est ?

Le Portail Salariés, lui, est un outil de partage de documents en ligne entre employeur et employé. Il peut être disponible en application mobile, mais, contrairement à une GED, il ne propose pas de façon systématique la lecture automatique du document. Les fonctionnalités appréciées des entreprises et salariés sont, entre autres :

  • La signature des contrats en ligne,
  • La gestion des plannings et absences,
  • La gestion quotidienne du salarié.

Cette solution a pour principal objectif de faciliter la vie des salariés au sein de l’entreprise.

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Notre solution Portail Salariés :

Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.
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Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.

Comment la GED et le portail salariés cohabitent et répondent à des enjeux différents ?

Exemple concret : la phase d’onboarding

Pour comprendre comment la GED et le portail salariés cohabitent et répondent à des enjeux différents, partons d’un exemple concret. Imaginons que lorsqu’un nouveau collaborateur intègre votre entreprise, le process d’onboarding débute ainsi :

  • Etape 1 : Le salarié doit scanner ses pièces justificatives pour l’envoyer au service RH.;

Il peut le faire rapidement depuis un ordinateur connecté à Internet ou depuis un smartphone via l’application Portail Salariés.

  • Etape 2 : Dès que la pièce d’identité est introduite dans le Portail salariés, elle est lue, rangée et archivée par la GED.

Cet outil est capable de lire les données salariés et de reconnaître de façon automatique le type de document numérisé. Ainsi, il peut indexer automatiquement les documents afin de les stocker au bon endroit dans le système informatique de gestion des documents numériques de l’entreprise.

Vous l’aurez compris, les deux outils répondent à des besoins et finalités différents.

La GED répond aux enjeux digitaux des organisations pour faciliter et accélérer les la gestion de tous types de documents

Tandis que le Portail Salariés permet de simplifier le partage des informations relatives aux salariés. Cette plateforme donne le moyen à chaque collaborateur de gagner en autonomie pour la gestion de ses informations personnelles et de ses demandes RH. Grâce au Portail Salariés, les managers peuvent gérer plus facilement leurs équipes et les services RH peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Bien que les deux outils proposent un espace en ligne pour le stockage de documents, celui-ci n’est pas construit pour répondre aux mêmes attentes. La GED est une solution qui permet d’automatiser une grande partie des tâches relatives à la gestion des documents numériques d’une entreprise alors que le Portail RH permet de dématérialiser une partie des procédures RH et de simplifier les échanges.

 

L’œil de PIXID

La GED et le portail salariés sont deux outils RH qui ont des objectifs et des atouts différents. Néanmoins, ils sont parfaitement complémentaires. Leur association permet de construire une architecture solide à votre entreprise afin de faciliter le travail de vos équipes et d’améliorer l’expérience utilisateur de vos collaborateurs. Aujourd’hui, il existe des solutions très spécialisées offrant la possibilité d’interfacer en API les deux outils (GED et Portail Salarié). PIXID s’appuie sur des partenariats comme Everial pour construire des solutions adaptées aux besoins spécifiques des organisations.

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