Créer un template de contrat de travail pour réduire les erreurs : la solution miracle ?

Créer un template de contrat de travail revient à fixer certaines clauses minimales, obligatoires et spécifiques. Cela, en l’adaptant aux particularités de l’entreprise qui l’utilise. Les process digitaux offrent l’opportunité d’automatiser cette procédure. Quels sont les enjeux d’un tel template ? Quels risques sont associés à ce process ? Comment l’instaurer et l’implémenter dans son organisation ?

Jonathan Briard

Responsable Commercial Offres Recrutement et Portail Salariés

Les enjeux d’un template d’un contrat de travail

Le contrat de travail dématérialisé offre une gestion administrative simplifiée, car il permet un accès en temps réel, un gain de temps pour l’entreprise, mais aussi pour le collaborateur. Finis les échanges de courrier ou les déplacements inutiles grâce un échange de documents RH à distance. La création d’un template est une valeur ajoutée, car elle permet de réduire significativement les erreurs humaines et de gagner un temps précieux. Le respect des normes juridiques est garanti. Les enjeux sont les suivants :

  • Une homogénéisation des process ;
  • Une création spécifique par service ;
  • Un suivi des clauses en adéquation avec la convention collective.

Les risques associés qui peuvent être évités

Lorsque vous digitalisez vos process et que la sphère juridique entre en jeu, il convient de demander conseil à des juristes pour éviter les oublis et les risques intrinsèques.

Par la suite, vous devez pouvoir gérer toutes les typologies d’un contrat de travail :

Pour cela il faudra créer de nombreux template pour chacune des situations. Par exemple pour le CDI, les trois critères de l’existence d’un contrat de travail sont :

  • Le lien de subordination ;
  • La prestation de travail ;
  • La rémunération.

Qu’entend-on par clausier lorsque l’on parle de template de contrat ?

Un clausier fonctionne comme une bibliothèque. Il contient des clauses ordonnées accessibles à tout moment dans le cadre de la création d’un contrat de travail. Il permet de personnaliser un CT et d’avoir une base commune à l’entreprise. Cette bibliothèque des clauses prédéfinies et paramétrables rassemble :

  • Les clauses obligatoires comme la nature du contrat (CDI, CDD), la date d’engagement, l’intitulé du poste, la qualification et la classification, la rémunération, le lieu de travail, temps plein ou partiel, la répartition du temps de travail, période d’essai et délai de préavis ;
  • Les clauses spécifiques comme les congés payés, les remboursements des frais professionnels, les clauses d’astreinte, de dédit-formation, délégation de pouvoir, détachement, télétravail, mobilité, exclusivité, fidélité et non-concurrence et les clauses de protection de propriété intellectuelle de l’entreprise.
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Comment ça marche un template de contrat de travail ?

Paramétrer un template de contrat de travail revient à prendre en compte les facteurs suivants :

  • La gestion des avenants ;
  • La délégation de la création de CT ;
  • Un niveau de souplesse et de liberté paramétrable sur les contrats ;
  • Un quota par motif ;
  • L’ajout d’une étape de contrôle.

Comment l’implémenter dans son organisation ?

Pour l’implémenter dans l’organisation de votre entreprise et de vos process, cela nécessite un outil central avec un suivi et des rôles attribués :

  • Une définition de l’objectif centralisé ou décentralisé. En cas de centralisation, il est quand même possible de décentraliser la signature du CT ;
  • Un état des lieux de l’existant pour créer des standards, comprendre le fonctionnement d’un CT et les besoins internes, cela, pour repartir sur des bases saines ;
  • Une intégration dans un outil collaboratif qui permet de donner à chacun un rôle bien défini.

Un template de contrat de travail semble bien la solution adéquate pour simplifier les process RH et éviter les erreurs juridiques ou structurelles.

 

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