Les 5 conseils pour optimiser son recrutement volumique

Or les directions des ressources humaines sont parfois dépourvues face à cette situation où il faut recruter de manière volumique sur une courte période. La pente peut être difficile à gravir si vous n’y êtes pas bien préparé. Pour gagner du temps, voici les 5 conseils à retenir pour arriver au sommet lorsque vous êtes au pied de la montagne.

Conseil nº1 : anticiper les recrutements

Pour optimiser son recrutement volumique, il est essentiel de savoir quand agir. La capacité d’anticipation de votre service RH doit être nourrie par des données précises afin de se mobiliser lorsque c’est nécessaire. En effet, les recruteurs ne sont pas sur le terrain, dans les commerces, dans les entrepôts ou sur les lignes de production. Ils doivent donc mettre en place les bons processus avec les managers opérationnels pour :

• Connaître l’activité : anticiper les pics et les creux selon l’historique et les événements à venir.
• Être en contact avec les équipes de production pour mieux gérer la planification des équipes et les prévisions de production.
• Connaître les besoins des opérationnels à grande échelle : analyser et comprendre le nombre d’emplois nécessaires et l’identification des postes hautement prioritaires.

Conseil nº2 : définir clairement les compétences souhaitées

Chaque poste identifié doit avoir ses propres critères de recrutement selon les compétences recherchées. On parle ici des hard skills (le savoir-faire) et des soft skills (le savoir-être). Il est fréquent d’avoir les mêmes typologies de poste pour lesquels vous devez recruter. Cela vous permet de gagner du temps pour ne pas avoir à tout recommencer à chaque fois. Par exemple :

• Formaliser des fiches de postes pour les besoins récurrents qui pourront resservir à tout moment.
• Créer des gabarits de fiches de poste et d’offres d’emploi faciles à personnaliser et à réutiliser.
• Mettre à jour les offres et les compétences selon le taux de conversion des candidats : si une offre est particulièrement efficace en termes de recrutement, cela peut signifier que le message est clair, que l’offre est cohérente et que l’emploi correspond à la demande. À l’inverse, une offre qui ne performe pas peut être trop précise ou mal rédigée, et ainsi générer de l’autocensure et peu de candidatures.

Conseil nº3 : définir vos processus pour recruter massivement avec succès

Recruter, c’est un travail d’équipe. Cela implique de savoir mobiliser toutes les parties prenantes (RH, responsable d’équipe, médecine du travail, etc..) afin de définir toutes les tâches et les communications en amont. Pour recruter massivement, il faut gagner du temps et c’est justement là où des gabarits de communication interne sont utiles pour :

• Recueillir les besoins des managers avec des questions structurées et normées.
• Disposer de toutes les spécificités des postes (salaires, avantages sociaux, horaires de travail, etc.) afin d’avoir les informations utiles dans un seul document ou logiciel.
• Définir des questions types pour les entretiens afin de minimiser les biais comportementaux et les risques de discrimination, tout en cadrant et automatisant l’organisation des entretiens avec les bons outils de recrutement.
• Recenser les besoins techniques ou pratiques pour les nouvelles recrues (connexion au réseau de l’entreprise, accès à la mutuelle, équipement téléphonique ou informatique, etc.) pour une intégration fluide et sans temps mort pour les nouveaux venus.
• Uniformiser et partager des grilles de sélection et des critères de choix selon les soft skills ou les hard skills recherchées, afin de structurer vos processus.

Conseil nº4 : identifier les bons canaux pour capter les bons profils

On ne monte pas au sommet d’une montagne par le même chemin avec toutes les équipes. Pour éviter l’accident à mi-parcours, il faut savoir personnaliser l’approche et utiliser les bons canaux de sourcing pour maximiser le retour sur investissement. Pour y parvenir, il suffit de :

• Créer des candidate personas pour les postes récurrents afin de mieux savoir comment les toucher. Ce sont des portraits-robots types de vos candidats idéaux afin de mieux adapter vos messages, vos campagnes de recrutement et vos contenus.
• Réutiliser des campagnes de recrutement pour optimiser vos efforts et ne pas tout recommencer à chaque nouvelle offre (publicité en ligne, contenus, réseaux sociaux, etc.).
• Multidiffuser avec un ATS les offres sur les canaux appropriés. Un Applicant Tracking System est une solution logicielle qui dispose de nombreux outils pour faciliter le recrutement comme la gestion et le suivi des candidats, la multidiffusion des annonces, l’automatisation des communications et notifications, la mise en place d’un portail candidat ou site carrière, etc.

Conseil nº5 : faire appel à la technologie pour filtrer les candidats

Pour recruter massivement, il faut aller vite. Pour cela, la technologie est indispensable pour écarter les candidats qui ne répondent pas au profil, et sélectionner ceux qui sont pertinents avant qu’ils ne partent ailleurs.

• Tester le parsing et le matching des CV avec un logiciel métier pour gagner du temps dans la sélection des candidats.
• Centraliser les CV sur une seule et même plateforme pour éviter la déperdition d’informations.
• Mettre à la disposition des référents des données utiles pour prendre les bonnes décisions, comme les entretiens vidéo en différé, CV, l’analyse des soft skills, les évaluations précédentes pour les collaborateurs réguliers, etc.